Selecteer een testbestand en klik op Uitvoeren om te zien hoe Auto Archive het bestand stap voor stap detecteert, classificeert en opslaat.
Bestand landt in de inbox via Synology Drive Client
Een nieuw document veilig in het systeem binnenbrengen vanuit een van de verbonden Windows-pc's.
Gebruiker sleept of slaat bestand op in een submap van de Inbox-map. Synology Drive Client synchroniseert dit automatisch naar de NAS.
archiver.py scant de inbox op nieuwe bestanden
Het script wakker laten worden en controleren of er nieuwe bestanden klaarstaan voor verwerking.
Geen gebruikersinteractie vereist. Het script draait automatisch elke 15 minuten als geplande taak op de NAS.
Bestandsnaam, extensie en submap worden geïnterpreteerd
Zoveel mogelijk metadata extraheren uit de naam en locatie van het bestand, zonder het bestand te openen.
Bestandsnaam, bestandsextensie (.pdf, .docx, .xlsx), naam van de inbox-submap, en tijdstip van aanmaak.
Categorie en doelmap worden bepaald via regelset
Het bestand aan de juiste archief-categorie koppelen zodat het op de juiste plek belandt.
Naar Archief of doorsturen naar Yuki?
Bepalen of het bestand alleen gearchiveerd wordt, of óók doorgestuurd naar boekhouder Yuki.
Bestand wordt verplaatst naar de definitieve archiefmap
Het bestand definitief en gestructureerd opslaan in het centrale archief op de NAS.
E-mail naar Yuki en bevestiging naar Robert
Relevante documenten proactief doorsturen naar de boekhouder en Robert bevestigen dat alles goed is verlopen.
Alleen actief als bestand uit Naar_Yuki/-submap komt. Stap wordt overgeslagen bij gewone archiefbestanden.