AI Tool · Live

Auto Archiver

Een Python-script op mijn Synology NAS dat zakelijke documenten automatisch sorteert op basis van een vooraf gedefinieerde mappenstructuur, ze hernoemt met datum-prefix, en facturen direct doorstuurt naar de boekhouder.

Open de visualisatie → Hoe het werkt Lees het verhaal

Aanleiding

Een PC-crash, twee dagen werk kwijt.

Begin 2024 crashte mijn werkcomputer en raakte ik een gedeelte van mijn lokale werkmap kwijt. Niet alles, maar genoeg om twee dagen bezig te zijn met reconstrueren wat er was. Daarbij viel iets pijnlijks op: een groot deel van wat ik kwijt was, waren documenten die ik allang had moeten archiveren op de NAS. Facturen die ik nooit had doorgestuurd, contracten die op twee plekken stonden, screenshots die in een tijdelijke map waren blijven hangen.

Het probleem was niet dat de NAS er niet was. Het probleem was dat het handmatig archiveren teveel werk was. Iedere keer hetzelfde ritueel: bestand openen, kijken wat het is, juiste map opzoeken, hernoemen met datum, verplaatsen, eventueel doorsturen. Dat doet niemand consequent. Dus ik deed het ook niet.

De oplossing moest één regel zijn: ik sleep iets in een inbox-map en de rest gebeurt vanzelf. Geen klikken, geen beslissen, geen onthouden.

Werking

Eén inbox-map als poort.

De gebruiker beslist nergens over. Het script leest de gewenste bestemming uit de naam van de submap waarin een bestand wordt achtergelaten, voegt een datum-prefix toe en plaatst het op de juiste plek.

  1. Inbox openzetten

    Op de NAS staat een gedeelde map met de structuur die je in je archief wilt. Een sleepvenster met submappen: facturen, contracten, bankafschriften, fiscaal, persoonlijk, et cetera.

  2. Bestand droppen in de submap

    Werk vanuit je laptop, telefoon of mailbox: sleep het bestand naar de juiste submap binnen de inbox. De keuze van de submap is meteen de classificatie. Geen tags, geen formulieren.

  3. Script signaleert nieuwe bestanden

    Een Python-script draait elke vijf minuten op de NAS. Het scant alle submappen op nieuwe bestanden en verwerkt ze in volgorde van binnenkomst.

  4. Hernoemen met datum-prefix

    Elk bestand krijgt een prefix in YYYY-MM-DD-formaat op basis van de bestandscreatiedatum of de eerste leesbare datum in het document. Zo zijn bestanden chronologisch sorteerbaar zonder ze open te hoeven maken.

  5. Doorsturen indien factuur

    Bestanden uit de submap 'facturen' worden direct als bijlage gemaild naar de boekhouder (Yuki-mailbox). De boekhouder boekt ze in. Geen extra handeling.

Techniek

Wat eronder zit.

Het script draait op Python 3 op een Synology DSM-server. Cron-job voert het elke vijf minuten uit, met een lockfile om dubbele runs te voorkomen als een batch nog niet klaar is.

Voor de mailfunctie wordt SMTP gebruikt met een eigen mailserver. De submapnaam triggert het verzendprofiel. Een submap 'facturen-yuki' stuurt naar de Yuki-administratie-inbox, een submap 'persoonlijk-archief' niet. Configuratie ligt in een YAML-bestand naast het script, makkelijk aanpasbaar zonder de code aan te raken.

Geen externe diensten, geen cloud. Het draait volledig op privé-infrastructuur. Geen abonnementen, geen vendor lock-in. Het script is ongeveer 200 regels Python en gebruikt alleen standaardbibliotheken.

Roadmap

Wat staat er gepland.

De huidige versie draait sinds eind 2024 in productie en heeft inmiddels duizenden documenten verwerkt zonder dat ik er nog over hoef na te denken. Toch zijn er een paar volgende stappen die op de planning staan.

Fase 6 — AI-classificatie

Op dit moment beslist de gebruiker zelf in welke submap iets terechtkomt. De volgende stap is dat een AI-model dat zelf voorstelt. Sleep een bestand in één inbox-map, het script leest de inhoud (OCR voor PDF en afbeeldingen), classificeert het, en stelt een doelmap voor. De gebruiker bevestigt (één klik) of corrigeert.

Fase 7 — Multi-user

Voor mijn vrouw (Adeline Fotografie) zou een eigen profiel handig zijn, met andere submappen en een andere boekhouder. De huidige versie is single-user. Multi-user wordt een refactor van de config-laag.

Fase 8 — Notificaties

Bij verwerking nu geen feedback richting de gebruiker. Een eenvoudige dag-samenvatting per mail ("vandaag verwerkt: 7 facturen, 3 bankafschriften, 1 contract") zou voldoende zijn. Geen pushnotificaties, geen dashboard. Simpel houden.

Scope en beperkingen Auto Archiver is een persoonlijke automatisering, geen product. Het script is afgestemd op één specifieke NAS-omgeving en één boekhoudkoppeling. Hergebruik vereist aanpassing aan de eigen setup. Het is in deze vorm geen out-of-the-box-oplossing.

Bekijk het in actie

Visualisatie van het archiveerproces.

Een visuele weergave van hoe documenten door de tool stromen, van inbox tot archief. Opent in een nieuw tabblad.

Open de visualisatie →

Soortgelijke automatisering nodig?

Voor je eigen administratie of als pilot binnen een organisatie.

Neem contact op